Cómo dividir de forma justa los depósitos de garantía y los costos de desocupación

Somos Maya y Tom. Publicamos reglas prácticas que las parejas y las personas que comparten vivienda pueden copiar, acordar en una sola sesión y usar sin fiscalización. Esta guía te ayuda a dividir de forma justa los depósitos de garantía y los costos de desocupación—para que tu hogar siga en el mismo equipo desde la mudanza de entrada hasta la salida.

Nos enfocamos en resultados: un plan claro que respete las protecciones actuales para inquilinos, reconozca a cada quien de forma justa y evite idas y vueltas interminables. Sin ejemplos de moneda: usa proporciones, roles y reglas que puedas pegar en un acuerdo entre compañeros.

Importante: Las leyes varían por ciudad/estado. Citamos las fuentes en las que confiamos. Úsalas para confirmar qué te aplica.

Por qué los depósitos se vuelven complicados—y cómo solucionarlo

Los depósitos de garantía tocan tres puntos de fricción:

Documentación: Cada vez más, los arrendadores deben probar las deducciones con fotos y recibos; las personas inquilinas deberían hacer lo mismo.
Plazos: Los tiempos de devolución varían (p. ej., 14/21/30/45 días) y necesitas un cronograma interno para arreglar cuentas entre ustedes.
Responsabilidad: Las divisiones justas excluyen el desgaste normal y asignan los daños reales a quien los causó (o por una regla preestablecida si se desconoce).

Las actualizaciones recientes importan aquí. Por ejemplo, California endureció las reglas sobre deducciones y documentación y prohíbe los cargos automáticos de “limpieza profesional” sin prueba. Washington exige una lista de verificación de condición al ingresar, firmada, y facturas/presupuestos. La ordenanza de Chicago exige segregación del depósito e intereses, con ventanas estrictas de desglose/devolución. La guía estatal de Nueva York impone devolución en 14 días con desglose e intereses en edificios más grandes. En Massachusetts, el manejo del depósito (incluidos intereses) es estricto. Referenciamos cada una abajo.

Lo que establece la ley—sobre eso se construyen tus reglas

Usa estos parámetros legales para diseñar reglas domésticas justas:

Documenta el estado al entrar y al salir
- AB 2801 de California vincula las deducciones a restaurar la unidad a la condición de ingreso (excluyendo desgaste normal) y agrega requisitos de documentación fotográfica en 2025. También prohíbe cargos automáticos de limpieza profesional sin evidencia. Berkeley enfatiza los recorridos previos a la desocupación y la prueba fotográfica con cualquier deducción (desde el 1 de abril de 2025). Washington exige una lista de verificación de condición al ingreso, firmada, y documentación para los cargos. Colorado introduce una opción de recorrido documentado y aclara “desgaste normal”.
  Fuentes: AB 2801; Berkeley Rent Board; Washington SHB 1074; Colorado HB25‑1249.
Deducciones desglosadas, recibos y plazos
- California: estado de cuenta desglosado y cualquier saldo dentro de 21 días; se requieren recibos si las deducciones superan un umbral (con posibilidad de estimaciones de buena fe seguidas de recibos finales).
- Nueva York: estado desglosado y saldo dentro de 14 días; pueden adeudarse intereses en edificios con 6+ unidades.
- Washington: la ventana de devolución es de 30 días; los cargos deben ir con facturas/presupuestos.
- Chicago: desglose dentro de 30 días; devolución dentro de 45 días; intereses debidos y depósito segregado, con sanciones por violaciones.
- Colorado: ventana predeterminada de 30 días (los contratos pueden extender hasta 60); sanciones por retención indebida.
- Massachusetts: reglas estrictas de manejo e intereses; verifica cumplimiento.
  Fuentes: CA Courts Self‑Help; NY AG; Washington SHB 1074; Chicago RLTO; Colorado HB25‑1249; Mass.gov.
Topes y reglas especiales
- California y Nueva York limitan los depósitos de garantía a un mes de renta en la mayoría de los casos. Si piden más (y no aplica una excepción), la guía indica rechazarlo.
  Fuentes: CA AG; NY AG.
Responsabilidad solidaria; plazos del depósito con varios cotitulares
- Muchos contratos hacen a cada compañero responsable por el total (“solidaria”). La guía de Boulder recomienda un acuerdo escrito entre compañeros para preasignar participaciones del depósito y responsabilidad por daños, y para describir procedimientos de reemplazo.
- En algunos lugares (p. ej., según UC Berkeley Student Legal Services para múltiples cotitulares), el arrendador no tiene que devolver el depósito hasta que todas las personas inquilinas originales desocupen—por lo que los compañeros deben usar una recompra o acuerdo de reemplazo para arreglar internamente cuando alguien se va.
  Fuentes: City of Boulder; UC Berkeley SLS.
Desgaste normal vs. daños
- No cobres a compañeros—ni aceptes cargos del arrendador—por desgaste normal (p. ej., leve decoloración de pintura, desgaste ordinario de alfombra). Los daños (p. ej., agujeros grandes, manchas profundas) sí son cobrables.
  Fuente: Nolo.

Tus reglas deben reflejar estas limitaciones: exige documentación, alinea los plazos internos al más estricto legal, excluye el desgaste normal y planifica reemplazos.

Reglas para copiar y pegar en las que pueden acordar hoy

Elige las versiones que encajen con tu situación. Edita los campos entre corchetes de una vez y vuelve a ellos solo cuando algo cambie (p. ej., entra un nuevo compañero).

1) División del depósito al entrar

Regla: División del Depósito y Registro
- Dividimos el depósito de garantía [en partes iguales / por proporción de ingresos de X:Y].
- Registramos por escrito la participación de cada persona en el depósito: [Nombre A: %], [Nombre B: %], [Nombre C: %].
- Si una persona adelanta el depósito completo, cuenta como un monto adelantado temporalmente que las demás deben en las mismas proporciones.
- Conservamos copias del contrato de arrendamiento, cualquier lista de verificación de ingreso requerida y fotos/videos con fecha de cada habitación/instalación.
- Si nuestra ciudad/estado exige intereses del depósito o segregación (p. ej., cuenta separada), esos intereses pertenecen al hogar y se reparten según nuestras participaciones al momento de la salida.

Por qué esto funciona con la ley: Washington exige una lista de verificación de condición al ingreso firmada; Chicago exige depósitos segregados e intereses; Nueva York puede exigir intereses en edificios con 6+ unidades. Mantener fotos y papeles respalda o impugna deducciones, en línea con los requisitos de documentación de California y Berkeley.

2) Compañero de reemplazo y recompra (a mitad de contrato)

Regla: Reemplazo y Recompra
- Si alguien se va antes de que el arrendador devuelva el depósito, la persona que sale es recomprada por quien entra (o por quienes se quedan) por su participación registrada en el depósito (menos cualquier retención acordada).
- Podemos retener una parte de la participación de quien sale hasta que llegue el estado final desglosado del arrendador, únicamente para cubrir daños comprobados más allá del desgaste normal. La retención debe estar vinculada a evidencia (fotos, facturas/presupuestos o estados desglosados).
- Si nuestro arrendador no devuelve ningún depósito hasta que todas las personas inquilinas originales desocupen, aun así completamos la recompra internamente ahora según esta regla.
- Cualquier deducción posteriormente probada como válida y atribuible a quien salió reduce su liquidación final; de lo contrario, la retención se libera en su totalidad.

Por qué esto funciona con la ley: UC Berkeley SLS aclara que los arrendadores no tienen que devolver depósitos hasta que todos los cotitulares originales desocupen; la recompra evita atrapar a quien sale. Washington y California enfatizan facturas/presupuestos y fotos para los cargos.

3) Cronograma de liquidación interna (alineado a la regla más estricta)

Regla: Cronograma Interno
- Arreglamos los reembolsos del depósito entre nosotros a más tardar en el plazo legal de devolución más estricto aplicable donde vivimos (ejemplos: 14 días NY; 21 días CA; 30 días WA; desglose a 30/devolución a 45 días Chicago; 30 días por defecto CO).
- No finalizamos ningún contracargo sin el estado desglosado del arrendador y documentación (recibos o presupuestos donde se permita).
- Si el arrendador incumple el plazo legal, compartimos ese hecho y procedemos con nuestra liquidación interna favoreciendo a quien sería acreedor de dinero de no mediar la demora.

Por qué esto funciona con la ley: Los plazos estatales/municipales varían; usar el más estricto protege a la persona con mayor urgencia. California y Nueva York indican relojes de 21/14 días; Chicago fija 30/45 con intereses; Washington y Colorado fijan 30 días por defecto.

4) Asignación de cargos al desocupar

Regla: Asignación de Cargos
- Asignamos los costos de salida por responsabilidad:
  (a) Desgaste normal: nunca se cobra a ningún compañero.
  (b) Daño causado por una persona/invitado/mascota específicos: esa persona cubre el 100% de los cargos relacionados.
  (c) Daño en áreas comunes sin causación clara: se divide según nuestra proporción de depósito [X:Y(:Z)].
- Cualquier cargo debe estar respaldado por el estado desglosado del arrendador y documentación:
  - Fotos (donde se requiera), facturas/recibos o estimaciones de buena fe permitidas seguidas de recibos.
  - Sin cargos automáticos de limpieza sin evidencia.
- Si un cargo se disputa (p. ej., se considera desgaste normal), lo tratamos como “sin asignar” hasta que llegue la documentación adecuada. Si sigue sin probarse, no lo asignamos internamente.

Por qué esto funciona con la ley: AB 2801 prohíbe cargos automáticos de limpieza y vincula deducciones a restaurar la condición de ingreso (sin incluir desgaste normal). Los tribunales de California exigen desglose y recibos, con un umbral para recibos. Washington exige facturas/presupuestos. Los ejemplos de Nolo aclaran el límite entre desgaste y daño.

5) Recorrido previo a la salida y documentación

Regla: Recorrido e Evidencia
- Solicitamos y asistimos al recorrido/inspección previa a la salida del arrendador cuando esté disponible.
- Tomamos fotos/videos con fecha de cada habitación/instalación: (1) ingreso, (2) previo a la salida (tras limpieza/reparaciones), (3) día de la salida.
- Conservamos todos los recibos de limpieza/reparaciones y cualquier correspondencia con el arrendador sobre condición o deducciones.
- Roles:
  - Responsable de Documentación: [Nombre]
  - Enlace con el Arrendador: [Nombre]
  - Lista de Llaves/Servicios: [Nombre]

Por qué esto funciona con la ley: La actualización de Berkeley para 2025 enfatiza recorridos y prueba fotográfica; AB 2801 agrega requisitos de documentación fotográfica; Washington y Colorado destacan listas de verificación y recorridos.

6) Manejo de intereses (donde se requiera)

Regla: Intereses y Reconciliación Final
- Si la ley exige intereses del depósito (p. ej., Chicago; edificios con 6+ unidades en Nueva York; Massachusetts), cualquier interés adeudado al devolver pertenece al hogar y se reparte según nuestras participaciones registradas del depósito.
- Incluimos los intereses en la liquidación final igual que el principal del depósito.

Por qué esto funciona con la ley: Chicago RLTO exige segregación del depósito e intereses; la fiscalía de NY señala intereses en edificios más grandes; Massachusetts enfatiza manejo e intereses estrictos.

7) Último mes prorrateado (regla opcional de equidad)

Regla: Último Mes Prorrateado (Opcional)
- Si las personas se van en fechas distintas en el último mes, prorrateamos la renta y los servicios compartidos por días en la vivienda durante ese mes. Mantenemos los extras personales (p. ej., canales premium) por separado.

Esto no es una regla legal de las fuentes; es una opción de equidad que alinea los resultados con la ocupación real.

Preguntas de conversación para decidir en una sola sesión

Método de división: “¿Preferimos partes iguales o proporciones basadas en ingresos para las participaciones del depósito y los cargos compartidos sin asignación?”
Retención: “Si alguien sale antes, ¿mantenemos una pequeña retención vinculada estrictamente a cargos documentados?”
Cronograma más estricto: “¿Qué plazo aplica en nuestra jurisdicción? ¿Estamos cómodos usando el más estricto para avanzar?”
Estándar de evidencia: “¿Exigimos estado desglosado del arrendador más fotos y recibos/estimaciones antes de cualquier contracargo interno?”
Desgaste vs. daño: “Anotemos ejemplos claros en casa de desgaste normal que no cobraremos y daños que sí.”
Intereses: “Si nuestra ciudad/estado exige intereses del depósito, ¿los repartimos según las participaciones registradas?”
Roles: “¿Quién documenta fotos, coordina recorridos y lleva los recibos?”

Opciones de equidad para ajustar

Elección de proporción: partes iguales vs. basada en ingresos (p. ej., 60/40) para participaciones del depósito y cualquier daño común sin asignar.
Diseño de retención: usar retención solo cuando alguien sale a mitad de contrato; limitarla a reclamaciones probadas y documentadas.
Topes: si quieres previsibilidad, limita la exposición compartida de limpieza/reparación como un porcentaje del ingreso neto combinado—luego exige prueba del arrendador para superar el tope.
Responsabilidad por invitados: los cargos causados por un invitado los cubre su anfitrión.
Desgaste específico de habitación: si un cuarto privado necesita repintado por desgaste normal, etiquétalo como desgaste normal y exclúyelo del contracargo salvo que se muestre daño específico con fotos y recibos.

Guía paso a paso (desde la mudanza de entrada hasta la salida)

Ingreso
- Fotografía todo. Completa cualquier lista de verificación de ingreso requerida (Washington la exige) y consíguela firmada.
- Registra las participaciones del depósito en un anexo entre compañeros. Anota quién adelantó fondos.
Durante la estancia
- Guarda recibos de reparaciones/limpieza que gestiones. Etiqueta notas con fechas y ubicaciones (p. ej., “parche pared dormitorio”).
- Si tu zona exige intereses o segregación del depósito (Chicago; edificios grandes en NY; MA), vigila el cumplimiento para incluir intereses luego.
Alguien se va a mitad de contrato
- Aplica la regla de Reemplazo y Recompra. Decide si hace falta una retención acotada—solo para cargos documentados más allá del desgaste normal.
- Si el arrendador no devuelve depósitos hasta que se vayan todas las personas originales (UC Berkeley SLS), completa la recompra interna de todos modos.
Antes de desocupar
- Solicita la inspección/recorrido. Limpia y repara cosas menores antes.
- Toma fotos previas a la salida tras limpiar, documentando la condición por habitación.
Después de desocupar
- Espera el estado desglosado dentro del plazo de tu jurisdicción (p. ej., NY 14 días, CA 21, WA 30, Chicago 45, CO 30 por defecto).
- Exige recibos/facturas/estimaciones donde corresponda (p. ej., umbral de recibos en California; Washington exige facturas/estimaciones). Rechaza cargos automáticos de limpieza y deducciones que parezcan desgaste normal.
- Reconcilia internamente usando tus reglas de Asignación, Intereses y Cronograma.
Si se pierden plazos o falta documentación
- La guía de California dice enviar una demanda por escrito si se incumplen los 21 días; principios similares aplican en otros lugares según reglas locales. Mantén tu liquidación interna consistente con los hechos documentados.

Desgaste normal vs. daños (cómo lo dividimos)

Usa ejemplos compartidos para evitar debates:

Desgaste normal (no cobrable): desgaste leve de alfombra, pintura desvaída, manijas flojas por uso normal.
Daños (cobrables): agujeros grandes en paredes, accesorios rotos, manchas profundas o quemaduras, orina de mascota más allá del desgaste normal.

En caso de duda, pregúntate: “¿Esto restaura la unidad a la condición de ingreso, excluyendo el desgaste normal?” Eso refleja el estándar de AB 2801. Exige el estado desglosado del arrendador y fotos antes de asignar cargos internamente.
Fuente: Nolo; AB 2801.

Una nota sobre Monee (opcional)

Si llevas el registro de gastos compartidos, crea categorías simples como “Depósito de garantía” y “Costos de salida”, y mantén los caprichos personales separados de lo esencial conjunto. Los recurrentes (renta, servicios) se ven fácil de un vistazo; los hogares compartidos pueden registrar gastos sin fricción. La exportación de datos ayuda si necesitas comprobar quién adelantó qué. La privacidad nos importa—sin anuncios ni rastreadores.

Anexo de depósito y desocupación entre compañeros (plantilla para copiar y pegar)

Pega, edita, acuerda y firma.

Compañeros: [Nombres]
Dirección: [Dirección]
Inicio del contrato: [Fecha]    Salida prevista: [Fecha]

1) Participaciones del Depósito
- Participaciones: [Nombre A: %], [Nombre B: %], [Nombre C: %].
- Si una persona adelanta, las demás deben sus participaciones a esa persona.
- Si la ley exige intereses/segregación del depósito, los intereses se reparten por las mismas participaciones.

2) Documentación
- Completamos cualquier lista de verificación de ingreso requerida y tomamos fotos/videos con fecha en ingreso, previo a salida y día de salida.
- Roles: Responsable de Documentación [Nombre]; Enlace con el Arrendador [Nombre]; Llaves/Servicios [Nombre].

3) Reemplazo y Recompra
- Quien sale es recomprado por su participación por quien entra o por quien(es) se queda(n).
- Retención opcional: [Sí/No]. Si Sí, la retención solo cubre cargos documentados más allá del desgaste normal (fotos + estado desglosado + facturas/estimaciones).
- Si el arrendador solo devuelve depósitos cuando desocupan todas las personas originales, aun así completamos la recompra interna ahora.

4) Asignación de Cargos
- Desgaste normal: nunca se cobra a ningún compañero.
- Causación clara: la persona responsable cubre el 100%.
- Daño común sin asignar: se divide por participaciones del depósito [X:Y(:Z)].
- No asignamos ningún cargo sin el estado desglosado del arrendador y la documentación requerida. No aceptamos cargos automáticos de limpieza sin evidencia.

5) Cronograma
- Liquidamos internamente a más tardar en el plazo de devolución más estricto aplicable donde vivimos (ejemplos: NY 14 días; CA 21; WA 30; Chicago desglose 30/devolución 45; CO 30 por defecto).
- Si el arrendador incumple el plazo, procedemos favoreciendo a quien de otro modo sería acreedor y perseguimos la documentación adecuada con el arrendador.

6) Último Mes Prorrateado (Opcional)
- Si los compañeros se van en fechas distintas en el último mes, prorrateamos renta/servicios compartidos por días presentes.

Firmas y fecha:
[Nombre A, firma/fecha]
[Nombre B, firma/fecha]
[Nombre C, firma/fecha]

Solución rápida de problemas

“El arrendador quiere deducir por limpieza general.”
AB 2801 prohíbe cargos automáticos de limpieza en California; las deducciones deben restaurar a la condición de ingreso y estar respaldadas por evidencia. Pide el estado desglosado y fotos/recibos (California exige recibos por encima de un umbral; Washington exige facturas/estimaciones). Si no puedes obtener documentación adecuada, no asignes el cargo internamente.
“Se les pasó el plazo.”
Ejemplos: NY 14 días; CA 21; WA 30; Chicago desglose 30/devolución 45; CO 30 por defecto. Si se incumplen los plazos, sigue tu regla de Cronograma. California aconseja enviar una demanda por escrito si se incumplen los 21 días.
“Cambiamos de compañero a mitad de contrato; el arrendador aún no quiere devolver nada.”
Usa tu regla de Reemplazo y Recompra. UC Berkeley SLS indica que los arrendadores pueden no devolver depósitos hasta que desocupen todos los cotitulares originales—así que liquida internamente ahora, con una retención estrecha y basada en evidencia si hace falta.
“¿Nos aplica el interés?”
Sí en algunos lugares: Chicago exige intereses del depósito; Nueva York los exige en edificios con 6+ unidades; Massachusetts tiene reglas estrictas de manejo e intereses. Incluye los intereses en tu conciliación si corresponde.

El espíritu de las reglas

Decide una vez, luego vive tu vida. Revisa solo cuando algo cambie (p. ej., un nuevo compañero).
Separa caprichos personales; comparte lo esencial conjunto.
Enfócate en resultados, no en la vigilancia—vincula cada cargo a hechos documentados y responsabilidad justa.

Te irás de tu hogar con recibos, fotos y un plan acordado por todos. Así luce la equidad en la práctica.