Reembolsos de “quédate con el producto”: cómo registrarlos bien
Hay un tipo de reembolso que suena genial… y aun así se convierte en fuga de dinero en casas ocupadas: compras algo, hay un problema (llega tarde, llega roto, no coincide), te dicen “no hace falta que lo devuelvas” y te prometen el reembolso. Tú sigues con tu vida. Semanas después, ese reembolso queda enterrado en el extracto (o nunca llega), y tu presupuesto se queda con un agujero silencioso.
Este post va de control, no de perfección.
La idea es que, incluso en semanas caóticas, tengas un sistema tan ligero que sobreviva: dos reglas, una lista y un cierre simple para que ningún “ya te lo devolvimos” se quede en el aire.
Lo que puedes ahorrar (rango realista)
Supuestos para el rango: hogar de 3 personas en Múnich, compras online habituales, pagos mezclados (tarjeta, PayPal, domiciliaciones), diciembre de 2025.
Rango orientativo (no es una estadística; es un cálculo práctico con ejemplos típicos de importes): 30–250 € al año, por:
- Reembolsos prometidos que no llegan y se reclaman a tiempo (por ejemplo, 19,99 €, 39,90 €, 89,00 €).
- Reembolsos que sí llegan, pero se registran mal (y te “descuadran” categorías, o te hacen pensar que gastaste más de lo real).
- Saldos tipo vale/tarjeta regalo que se olvidan y acaban expirando (o se quedan fuera del presupuesto).
Si tu casa tiene pocas incidencias, estarás en la parte baja del rango. Si compras bastante online y usas varios métodos de pago, el rango sube solo por complejidad, no porque gastes “mal”.
Qué es un “keep-the-item refund” (y por qué confunde)
Un reembolso “quédate con el producto” es simplemente esto: recibes el dinero de vuelta y te quedas el artículo.
Lo confuso no es el concepto; es el rastro:
- No hay devolución con etiqueta y número de seguimiento que “marque el proceso”.
- A veces el reembolso llega dividido (por método de pago, o en varias partes).
- Puede aparecer en el extracto con nombres raros (“refund”, “credit”, “abono”, “PAYPAL *XYZ”).
- La conversación donde te lo prometen queda en un chat que no vuelves a abrir.
La meta aquí: que cada reembolso tenga un “hermano” en tu sistema (su cargo original) y un “final” (aparece y se concilia).
El sistema ligero: una lista y dos reglas
Regla 1: “Prometido” no cuenta hasta que esté en el extracto
Hasta que no lo veas como movimiento (tarjeta, banco, PayPal), ese dinero todavía no ha vuelto. Trátalo como pendiente, sin culpa.
Regla 2: El reembolso se registra como “reducción del gasto”, no como “ingreso”
En casa, esto evita autoengaños del tipo “¡qué bien, entraron 49,99 €!” cuando en realidad solo estás corrigiendo una compra anterior.
- Compraste una lámpara por 49,99 €.
- Te reembolsan 49,99 € y te la quedas.
- El resultado real es: coste neto 0 €, no “gasto 49,99 €” + “ingreso 49,99 €”.
La lista única: “Reembolsos pendientes”
Es una lista con 6–8 campos. Puede vivir en Notas, Google Sheets, Excel, o en la app que uses para presupuesto. Lo importante es que sea rápida de actualizar.
Plantilla (copia y pega tal cual a una hoja):
Fecha promesa | Comercio | Nº pedido/caso | Importe | Método de pago | Qué pasó | Fecha límite (tuya) | Estado | Nota/enlace
Consejo de supervivencia: tu “fecha límite (tuya)” no tiene que ser legal. Es tu recordatorio para no perderlo en la niebla del día a día (por ejemplo: “si no aparece, escribo”).
Paso a paso: del chat al extracto (sin volverte contable)
1) En el momento en que te lo prometen (90 segundos)
Copia-pega esta checklist y úsala como “cierre” del chat/correo:
[ ] Guardé prueba (captura o email) con fecha
[ ] Anoté importe exacto (incluye o no envío)
[ ] Anoté método de reembolso (tarjeta / PayPal / transferencia / saldo)
[ ] Anoté nº de pedido o caso
[ ] Anoté si es total o parcial
[ ] Lo metí en “Reembolsos pendientes”
Por qué funciona: cuando pasan 10–20 días, ya no recuerdas si eran 29,95 € o 39,95 €, ni a qué tarjeta fue. Ese pequeño dato es lo que te ahorra 20 minutos después.
2) Registra el cargo como siempre (sin esperar al reembolso)
Ejemplo (ficticio, pero realista):
- Cargo: “TIENDA ONLINE ABC” → -89,90 € (categoría: Ropa)
- Promesa: reembolso parcial por defecto → 20,00 € (te quedas el artículo)
- Objetivo: que tu categoría “Ropa” refleje el coste neto: 69,90 €
Cómo se ve bien:
- Mantienes el gasto original (89,90 €).
- Cuando llega el reembolso, lo registras como -20,00 € en la misma categoría (o como “reembolso de compra” vinculado a esa transacción, si tu app lo permite).
3) Cuando el reembolso aparece: “marca y enlaza”
Aquí es donde se pierden más euros: el reembolso aparece… pero nadie lo conecta con su pendiente.
Hazlo así:
[ ] Encontré el abono en el extracto (importe y fecha)
[ ] Lo vinculé al cargo original (mismo pedido/caso)
[ ] Cambié Estado: Pendiente → Cerrado
[ ] Añadí captura o referencia del movimiento (opcional)
Micro‑truco: si tu banco permite “notas” en el movimiento, pega el nº de pedido ahí. Eso te salva cuando el nombre del comercio no coincide.
Cómo registrarlo en tu presupuesto (sin liarte)
Elige una de estas tres rutas. La mejor es la que vas a mantener.
Opción A (la más simple): “reembolso = gasto negativo en la misma categoría”
- Pros: tu categoría queda “limpia” (coste neto correcto).
- Contras: si miras “gasto bruto” del mes, no lo verás.
Opción B: categoría específica “Reembolsos”
- Pros: ves cuántos reembolsos hubo.
- Contras: tus categorías de gasto quedan infladas (parece que gastaste más de lo neto).
Si eliges esta opción, añade una regla: mueve ese dinero de “Reembolsos” a la categoría original. (Sí, es un paso extra; por eso la Opción A suele ganar en casas ocupadas.)
Opción C: si te lo devuelven como saldo/vale
Trátalo como una “cuenta” aparte: Saldo tienda X.
- Cuando llega el vale: sube el saldo (por ejemplo, +30,00 €).
- Cuando lo gastas: baja el saldo (por ejemplo, -12,95 €).
- Y en tu lista de pendientes, marca: “cerrado (en saldo)”.
Casos especiales que rompen el seguimiento (y cómo salvarlos)
1) Reembolso parcial + te quedas el artículo
Es el más común para “compensación”. La clave es no caer en “me salió gratis” si no es verdad.
Ejemplo:
- Compra: 129,00 €
- Reembolso: 15,00 €
- Coste neto: 114,00 €
Pitfall típico: registrar +15,00 € como ingreso y luego olvidarte de que el gasto real sigue siendo 114,00 €.
2) Pagaste con PayPal: ojo con los tiempos y el método de vuelta
PayPal explica que los reembolsos vuelven al método de pago original y que el tiempo varía: por ejemplo, en tarjeta de crédito puede tardar entre 1 y 2 ciclos de facturación, y en cuenta bancaria o débito suele hablarse de días laborables, con algunos casos más largos. (history.paypal.com)
Traducción a vida real: tu lista de “pendientes” es especialmente útil con PayPal, porque a veces el reembolso aparece en PayPal antes que en tu banco/tarjeta (o queda marcado como “pendiente” por el emisor).
3) Compra con conversión de divisa
Si pagaste en otra moneda, el reembolso puede no coincidir exactamente por tipo de cambio; PayPal lo menciona explícitamente para pagos con conversión de divisa. (paypal.com)
Cómo registrarlo sin dolor:
- Vincula el reembolso al cargo original.
- Acepta una diferencia pequeña (por ejemplo, ±0,80 €) y anótala como “ajuste FX” en la nota del movimiento, para no perseguir fantasmas.
4) “Te devolvemos en vale”
Aquí no hay “bien” o “mal”. La pregunta práctica es: ¿ese vale se va a usar seguro?
- Si sí: trátalo como saldo y listo.
- Si no: pide reembolso al método original (script abajo). En la UE, en desistimiento, la Directiva indica reembolso usando el mismo medio de pago salvo acuerdo expreso del consumidor (con matices y excepciones según el caso). (eur-lex.europa.eu)
Llévate esto a tu próxima llamada/chat (script listo)
Script — Confirmación de reembolso “sin devolución” (copia y pega)
Hola, gracias por la ayuda. Para dejarlo bien registrado, ¿podrían confirmarme por escrito estos puntos?
- Importe exacto del reembolso (¿incluye gastos de envío?)
- Método de reembolso (misma tarjeta/PayPal/cuenta usada en el pago)
- Referencia: nº de pedido y/o nº de caso
- Plazo estimado de aparición en el extracto
Gracias.
Si el reembolso no aparece: guiones cortos (sin tensión)
A) Al comercio (polite, directo)
Hola, estoy revisando el pedido [Nº]. El [fecha] me confirmaron un reembolso de [importe] sin necesidad de devolución.
A día de hoy no lo veo reflejado en mi método de pago. ¿Podrían confirmar el estado y la referencia del reembolso (o reenviarlo si procede)?
Muchas gracias.
B) A tu banco/emisor de tarjeta (cuando ya tienes referencia)
Hola, quiero consultar un reembolso asociado a una compra con [comercio] por [importe] del [fecha del cargo].
El comercio indica que emitió el reembolso el [fecha] (tengo referencia/ARN si aplica). ¿Podrían revisar si está en proceso o si falta algo?
Gracias.
C) Si te ofrecen vale y prefieres dinero
Gracias por la propuesta. Para mí sería más práctico recibir el reembolso en el mismo método de pago usado en la compra.
¿Podrían tramitarlo así, por favor? Si necesitan algún dato adicional, me dicen y lo envío.
Micro‑revisión para cerrar pendientes (en 5 minutos)
Cuando tengas el extracto delante (banco, tarjeta, PayPal), haz esto:
[ ] Abrí mi lista “Reembolsos pendientes”
[ ] Busqué en el extracto por importes exactos (ej. 19,99 / 39,90 / 89,90)
[ ] Busqué por el nombre del comercio (y variantes)
[ ] Marqué “cerrado” lo que ya entró
[ ] De lo que falta: envié 1 mensaje usando el script
Por qué este orden: buscar por importes es más rápido que buscar por nombres, porque los nombres cambian mucho (“PAYPAL *TIENDA”, “TIENDA EU”, “STRIPE *…”).
Si esto es un desistimiento (UE): dos plazos que conviene conocer
A veces el “quédate con el producto” es una cortesía; otras veces estás ejerciendo derechos de compra a distancia y lo que cambia es el marco (y tus expectativas).
- Derecho de desistimiento en la UE: la Directiva 2011/83/UE recoge un plazo de 14 días para desistir en contratos a distancia (con excepciones). (eur-lex.europa.eu)
- Reembolso en caso de desistimiento: la misma Directiva indica que el comerciante debe reembolsar los pagos (incluidos, si procede, costes de entrega) sin demora indebida y, en cualquier caso, no más tarde de 14 días, usando el mismo medio de pago salvo acuerdo expreso del consumidor. (eur-lex.europa.eu)
- Matiz práctico (Alemania): la Verbraucherzentrale resume que el vendedor debe reembolsar dentro de 14 días tras recibir la declaración de desistimiento, pero puede esperar hasta recibir la mercancía o prueba de envío. (verbraucherzentrale.de)
No necesitas convertirte en experta legal para llevar bien tu dinero: lo útil aquí es que, si te dicen “reembolso emitido”, pides referencia y lo conviertes en un pendiente rastreable.
Cierre: el objetivo es que no se te escape dinero “por silencio”
Los reembolsos “quédate con el producto” suelen venir en momentos en los que ya estás gestionando un problema (paquete, chat, estrés). Por eso fallan los sistemas complicados.
Si solo aplicas esto, ya estás ganando:
- Apuntas el reembolso como pendiente en el momento.
- Lo cierras cuando aparece en el extracto.
Pequeñas victorias, sin culpas.
Fuentes
Descubre Monee - Seguimiento de Presupuesto y Gastos
