Comment répartir équitablement les dépôts de garantie et les frais de départ

Nous sommes Maya et Tom. Nous publions des règles pratiques que les couples et colocataires peuvent copier, accepter en une séance et utiliser sans se surveiller. Ce guide vous aide à répartir équitablement les dépôts de garantie et les frais de départ — pour que votre foyer reste dans la même équipe de l’emménagement au départ.

Nous nous concentrons sur les résultats : un plan clair qui respecte les protections actuelles des locataires, crédite chacun équitablement et évite les allers‑retours sans fin. Pas d’exemples en devises — utilisez des ratios, des rôles et des règles que vous pouvez coller dans un accord de colocation.

Important : Les lois diffèrent selon la ville/l’État. Nous citons les sources sur lesquelles nous nous appuyons. Utilisez‑les pour confirmer ce qui s’applique à votre situation.

Pourquoi les dépôts deviennent compliqués — et comment y remédier

Les dépôts de garantie touchent trois points de friction :

Documentation : Les bailleurs doivent de plus en plus prouver les déductions avec des photos et des reçus ; les locataires devraient faire de même.
Calendrier : Les délais de restitution varient (par ex. 14/21/30/45 jours) et vous avez besoin d’un calendrier interne pour vous régler entre vous.
Responsabilité : Les répartitions équitables excluent l’usure normale et imputent les dommages réels à la personne qui les a causés (ou selon une règle prédéfinie si l’auteur est inconnu).

Les mises à jour récentes comptent. Par exemple, la Californie a durci les règles de déductions et de documentation et interdit les frais automatiques de « nettoyage professionnel » sans preuve. L’État de Washington exige une liste de contrôle de l’état des lieux d’entrée signée et des factures/devis. L’ordonnance de Chicago exige que le dépôt soit placé sur un compte séparé et productif d’intérêts, avec des fenêtres strictes pour l’itemisation et la restitution. L’État de New York impose une restitution sous 14 jours avec itemisation et intérêts dans les grands immeubles. Au Massachusetts, la gestion du dépôt (y compris les intérêts) est stricte. Nous renvoyons à chacune de ces références ci‑dessous.

Ce que fixe la loi — vos règles s’y appuient

Servez‑vous de ces garde‑fous juridiques pour élaborer des règles domestiques équitables :

Documenter l’état à l’entrée et à la sortie
- L’AB 2801 de Californie lie les déductions à la remise du logement dans l’état d’entrée (hors usure normale) et ajoute des exigences de documentation photo en 2025. Elle interdit aussi les frais automatiques de nettoyage professionnel sans éléments probants. Berkeley insiste sur les visites pré‑départ et la preuve photo pour toute déduction (à partir du 1er avril 2025). L’État de Washington exige une liste d’état des lieux d’entrée signée et une documentation pour les frais. Le Colorado introduit une option de visite documentée et clarifie la notion d’« usure normale ».
  Sources : AB 2801 ; Berkeley Rent Board ; Washington SHB 1074 ; Colorado HB25‑1249.
Déductions détaillées, reçus et délais
- Californie : relevé détaillé et solde dû dans les 21 jours ; reçus requis si les déductions dépassent un seuil (avec possibilité d’estimations de bonne foi suivies des reçus finaux).
- New York : relevé détaillé et solde dû dans les 14 jours ; des intérêts peuvent être dus dans les immeubles de 6 logements ou plus.
- Washington : fenêtre de restitution de 30 jours ; les frais doivent être accompagnés de factures/devis.
- Chicago : itemisation sous 30 jours ; restitution sous 45 jours ; intérêts dus et dépôt sur compte séparé, avec pénalités en cas de violation.
- Colorado : fenêtre par défaut de 30 jours (les baux peuvent porter à 60) ; pénalités en cas de rétention injustifiée.
- Massachusetts : règles strictes de gestion statutaire et d’intérêts ; vérifiez la conformité.
  Sources : Aide des tribunaux de Californie ; Procureur général de NY ; Washington SHB 1074 ; RLTO de Chicago ; Colorado HB25‑1249 ; Mass.gov.
Plafonds et règles spéciales
- La Californie et New York plafonnent le dépôt de garantie à un mois de loyer dans la plupart des cas. Si l’on vous demande davantage (sans exemption applicable), les recommandations invitent à refuser.
  Sources : Procureur général de Californie ; Procureur général de NY.
Responsabilité conjointe et solidaire ; calendrier du dépôt avec plusieurs colocataires
- De nombreux baux rendent chaque colocataire responsable du montant total (« conjointement et solidairement »). Les recommandations de la ville de Boulder préconisent un accord de colocation écrit pour préallouer les parts de dépôt et la responsabilité des dommages, et pour définir les procédures de remplacement.
- Dans certains endroits (par ex., d’après les Student Legal Services de l’UC Berkeley pour les colocataires multiples), le bailleur n’a pas à restituer le dépôt tant que tous les locataires initiaux n’ont pas quitté — les colocataires devraient donc utiliser un accord de rachat/remplacement pour régler en interne lorsqu’une personne part.
  Sources : Ville de Boulder ; UC Berkeley SLS.
Usure normale vs dommages
- Ne facturez pas les colocataires — et n’acceptez pas les retenues du bailleur — pour l’usure normale (p. ex., légère décoloration de peinture, usure ordinaire de la moquette). Les dommages (p. ex., gros trous, taches profondes) sont facturables.
  Source : Nolo.

Vos règles doivent refléter ces contraintes : exiger une documentation, aligner les calendriers internes sur le délai légal le plus strict, exclure l’usure normale et planifier les remplacements.

Règles à copier‑coller sur lesquelles vous pouvez vous mettre d’accord dès aujourd’hui

Choisissez les versions adaptées à votre situation. Modifiez les champs entre crochets en une seule séance et ne les revoyez que si quelque chose change (par ex., un nouveau colocataire arrive).

1) Répartition du dépôt à l’emménagement

Règle : Répartition du dépôt et enregistrement
- Nous répartissons le dépôt de garantie [à parts égales / au prorata des revenus X:Y].
- Nous enregistrons par écrit la part de dépôt de chacun : [Nom A : %], [Nom B : %], [Nom C : %].
- Si une personne avance la totalité du dépôt, cela compte comme un montant temporairement avancé, dû par les autres dans les mêmes proportions.
- Nous conservons des copies du bail, de toute liste d’état des lieux d’entrée requise, et des photos/vidéos datées de chaque pièce/équipement.
- Si notre ville/État exige des intérêts sur le dépôt ou un compte séparé, ces intérêts appartiennent au foyer et sont répartis selon nos parts de dépôt au départ.

Pourquoi cela fonctionne au regard de la loi : Washington exige une liste d’état des lieux d’entrée signée ; Chicago exige un dépôt sur compte séparé et des intérêts ; New York peut imposer des intérêts dans les immeubles de 6+ logements. Conserver des photos et des documents soutient ou conteste les déductions, en ligne avec les exigences de documentation de la Californie et de Berkeley.

2) Remplacement de colocataire et rachat (en cours de bail)

Règle : Remplacement et rachat
- Si quelqu’un part avant que le bailleur ne restitue le dépôt, le colocataire sortant est racheté par le colocataire entrant (ou les colocataires restants) pour sa part enregistrée du dépôt (moins toute retenue convenue).
- Nous pouvons retenir une partie de la part du sortant jusqu’à réception du relevé détaillé final du bailleur, uniquement pour couvrir des dommages prouvés au‑delà de l’usure normale. La retenue doit être liée à des preuves (photos, factures/devis ou relevés détaillés).
- Si notre bailleur ne restitue aucun dépôt avant que tous les locataires initiaux ne partent, nous effectuons malgré tout le rachat en interne maintenant conformément à cette règle.
- Toute déduction ultérieurement prouvée et attribuable au colocataire sortant réduit son règlement final ; sinon, la retenue est restituée intégralement.

Pourquoi cela fonctionne au regard de la loi : L’UC Berkeley SLS précise que les bailleurs peuvent ne pas restituer les dépôts avant le départ de tous les cotitulaires initiaux ; le rachat évite de bloquer le colocataire sortant. Washington et la Californie insistent sur les factures/devis et les photos pour justifier les frais.

3) Calendrier de règlement interne (aligné sur la règle la plus stricte)

Règle : Calendrier interne
- Nous réglons les remboursements de dépôt entre nous au plus tard à l’échéance légale de restitution la plus stricte applicable là où nous vivons (exemples : 14 jours NY ; 21 jours CA ; 30 jours WA ; itemiser sous 30/restituer sous 45 jours à Chicago ; 30 jours par défaut CO).
- Nous ne finalisons aucune refacturation sans le relevé détaillé du bailleur et la documentation (reçus ou devis lorsque permis).
- Si le bailleur ne respecte pas l’échéance légale, nous nous en informons et poursuivons notre règlement interne en faveur de la personne à qui l’argent serait dû sans le retard.

Pourquoi cela fonctionne au regard de la loi : Les délais varient selon l’État/la ville ; utiliser le plus strict protège la personne la plus sensible au temps. La Californie et New York précisent des délais de 21/14 jours ; Chicago fixe 30/45 avec intérêts ; Washington et le Colorado fixent 30 jours par défaut.

4) Affectation des frais de départ

Règle : Répartition des frais
- Nous répartissons les coûts de départ selon la responsabilité :
  (a) Usure normale : jamais facturée à un colocataire.
  (b) Dommages causés par une personne/invité/animal spécifique : cette personne couvre 100 % des frais associés.
  (c) Dommages en parties communes sans cause claire : répartis selon notre ratio de parts de dépôt [X:Y(:Z)].
- Toute charge doit être étayée par le relevé détaillé du bailleur et une documentation :
  - Photos (là où requis), factures/reçus, ou estimations de bonne foi autorisées suivies des reçus.
  - Aucuns frais de nettoyage automatiques sans preuve.
- Si une charge est contestée (par ex., considérée comme usure normale), nous la traitons comme « non assignée » jusqu’à réception d’une documentation appropriée. Si elle reste non prouvée, nous ne l’allouons pas en interne.

Pourquoi cela fonctionne au regard de la loi : L’AB 2801 interdit les frais de nettoyage automatiques et lie les déductions à la remise du logement à l’état d’entrée (hors usure normale). Les tribunaux californiens exigent un relevé détaillé et des reçus, avec un seuil de justificatifs. Washington impose des factures/devis. Les exemples de Nolo clarifient la frontière usure vs dommages.

5) Visite pré‑départ et documentation

Règle : Visite et preuves
- Nous demandons et assistons à la visite/inspection pré‑départ du bailleur lorsqu’elle est disponible.
- Nous prenons des photos/vidéos horodatées de chaque pièce/équipement : (1) à l’emménagement, (2) en pré‑départ (après nettoyage/réparations), (3) le jour du départ.
- Nous conservons tous les reçus de nettoyage/réparation et toute correspondance avec le bailleur au sujet de l’état ou des déductions.
- Rôles :
  - Responsable documentation : [Nom]
  - Interlocuteur bailleur : [Nom]
  - Check‑list clés/services : [Nom]

Pourquoi cela fonctionne au regard de la loi : La mise à jour 2025 de Berkeley souligne les visites et la preuve photo ; l’AB 2801 ajoute des exigences de documentation photo ; Washington et le Colorado mettent en avant check‑lists et visites.

6) Gestion des intérêts (là où requis)

Règle : Intérêts et rapprochement final
- Si la loi impose des intérêts sur le dépôt (par ex., Chicago ; immeubles de 6+ logements à New York ; Massachusetts), tout intérêt dû à la restitution appartient au foyer et est réparti selon nos parts de dépôt enregistrées.
- Nous incluons les intérêts dans le règlement final comme le principal du dépôt.

Pourquoi cela fonctionne au regard de la loi : Le RLTO de Chicago exige un dépôt séparé et des intérêts ; le Procureur général de NY note des intérêts dans les grands immeubles ; le Massachusetts applique des règles strictes de gestion et d’intérêts.

7) Dernier mois au prorata (règle d’équité optionnelle)

Règle : Dernier mois proratisé (Optionnel)
- Si des personnes partent à des dates différentes le dernier mois, nous proratisons le loyer et les services partagés au nombre de jours de présence ce mois‑là. Nous tenons les suppléments personnels (p. ex., chaînes premium) à part.

Ce n’est pas une règle juridique tirée des sources ; c’est une option d’équité qui aligne les résultats sur l’occupation réelle.

Questions de discussion pour décider en une seule séance

Méthode de répartition : « Préférons‑nous des parts égales ou des ratios basés sur les revenus pour les parts de dépôt et les frais communs non attribués ? »
Retenue : « Si quelqu’un part tôt, gardons‑nous une petite retenue strictement liée à des frais documentés ? »
Délai le plus strict : « Quel délai juridictionnel s’applique chez nous ? Sommes‑nous à l’aise d’utiliser le plus strict pour avancer ? »
Standard de preuve : « Exigeons‑nous le relevé détaillé du bailleur plus photos et reçus/devis avant toute refacturation interne ? »
Usure vs dommages : « Listons des exemples concrets chez nous d’usure normale que nous ne facturerons pas, et de dommages que nous facturerions. »
Intérêts : « Si notre ville/État impose des intérêts sur le dépôt, les répartissons‑nous selon les parts enregistrées ? »
Rôles : « Qui documente les photos, planifie les visites et suit les reçus ? »

Options d’équité à adapter

Choix du ratio : égal vs basé sur les revenus (p. ex., 60/40) pour les parts de dépôt et tout dommage non attribué en commun.
Conception de la retenue : n’utiliser une retenue qu’en cas de départ en cours de bail ; la limiter à des réclamations prouvées et documentées.
Plafonds : pour plus de prévisibilité, plafonner l’exposition aux frais communs de nettoyage/réparation en pourcentage du revenu net combiné — puis exiger une preuve du bailleur pour dépasser le plafond.
Responsabilité des invités : les frais causés par un invité sont couverts par le colocataire hôte.
Usure propre à la chambre : si une chambre privée nécessite une remise en peinture due à l’usure normale, la qualifier d’usure normale et l’exclure de toute refacturation sauf preuve spécifique avec photos et reçus.

Plan d’action étape par étape (de l’emménagement au départ)

Emménagement
- Photographiez tout. Remplissez toute liste d’état des lieux d’entrée requise (Washington l’exige) et faites‑la signer.
- Enregistrez les parts de dépôt dans un avenant écrit de colocation. Notez qui a avancé les fonds.
Pendant la location
- Conservez les reçus des réparations/nettoyages que vous organisez. Étiquetez les notes avec dates et lieux (p. ex., « rebouchage mur chambre »).
- Si votre zone exige des intérêts sur le dépôt ou un compte séparé (Chicago ; grands immeubles NY ; MA), surveillez la conformité pour inclure les intérêts plus tard.
Départ d’un colocataire en cours de bail
- Appliquez la règle Remplacement & Rachat. Décidez si une retenue ciblée est nécessaire — uniquement pour des frais documentés au‑delà de l’usure normale.
- Si le bailleur ne restitue pas les dépôts avant le départ de tous les cotitulaires initiaux (UC Berkeley SLS), effectuez quand même le rachat interne.
Pré‑départ
- Demandez l’inspection/visite. Nettoyez et réparez les petits éléments au préalable.
- Prenez des photos pré‑départ après nettoyage, en documentant l’état pièce par pièce.
Après le départ
- Attendez le relevé détaillé dans le délai de votre juridiction (par ex., NY 14 jours, CA 21, WA 30, Chicago 45, CO 30 par défaut).
- Exigez des reçus/factures/devis si applicable (par ex., seuil californien pour les reçus ; Washington exige factures/devis). Contestez les frais de nettoyage automatiques et les déductions qui ressemblent à de l’usure normale.
- Faites le rapprochement interne en appliquant vos règles de Répartition, d’Intérêts et de Calendrier.
Si les délais sont dépassés ou la documentation insuffisante
- Les directives de Californie préconisent d’envoyer une demande écrite si le délai de 21 jours est dépassé ; des principes similaires s’appliquent ailleurs selon les règles locales. Gardez votre règlement interne cohérent avec les faits documentés.

Usure normale vs dommages (comment nous répartissons)

Utilisez des exemples partagés pour éviter les débats :

Usure normale (non facturable) : usure légère de la moquette, peinture décolorée, poignées de porte desserrées par usage normal.
Dommages (facturables) : gros trous dans les murs, équipements cassés, taches ou brûlures profondes, dommages d’urine d’animaux au‑delà de l’usure normale.

En cas de doute, demandez‑vous : « Est‑ce que cela remet le logement dans l’état d’entrée, en excluant l’usure normale ? » Cela reflète la norme de l’AB 2801. Exigez le relevé détaillé du bailleur et des photos avant d’allouer des frais en interne.
Source : Nolo ; AB 2801.

Une note sur Monee (optionnel)

Si vous suivez les dépenses partagées, définissez des catégories simples comme « Dépôt de garantie » et « Frais de départ », et gardez les plaisirs personnels séparés des essentiels communs. Les postes récurrents (loyer, services) se voient d’un coup d’œil ; les colocations peuvent enregistrer des dépenses sans friction. L’export des données aide si vous devez vérifier qui a avancé quoi. La confidentialité compte pour nous — pas de pubs ni de traqueurs.

Avenant dépôt de colocation & départ (modèle à copier‑coller)

Collez, modifiez, acceptez et signez.

Colocataires : [Noms]
Adresse : [Adresse]
Début du bail : [Date]    Départ prévu : [Date]

1) Parts de dépôt
- Parts : [Nom A : %], [Nom B : %], [Nom C : %].
- Si une personne avance, les autres lui doivent leurs parts.
- Si la loi exige des intérêts/ségrégation du dépôt, les intérêts sont répartis selon les mêmes parts.

2) Documentation
- Nous complétons toute liste d’état des lieux d’entrée requise et prenons des photos/vidéos datées à l’emménagement, en pré‑départ et au départ.
- Rôles : Responsable documentation [Nom] ; Interlocuteur bailleur [Nom] ; Clés/Services [Nom].

3) Remplacement et rachat
- Le colocataire sortant est racheté pour sa part par le(s) colocataire(s) entrant(s) ou restant(s).
- Retenue optionnelle : [Oui/Non]. Si Oui, la retenue ne couvre que des frais documentés au‑delà de l’usure normale (photos + relevé détaillé + factures/devis).
- Si le bailleur ne restitue les dépôts que lorsque tous les cotitulaires initiaux quittent, nous effectuons malgré tout le rachat interne maintenant.

4) Répartition des frais
- Usure normale : jamais facturée à un colocataire.
- Causation claire : la personne responsable couvre 100 %.
- Dommages non attribués en parties communes : répartis selon les parts de dépôt [X:Y(:Z)].
- Nous n’allouons aucun frais sans le relevé détaillé du bailleur et la documentation requise. Les frais de nettoyage automatiques ne sont pas acceptés sans preuve.

5) Calendrier
- Nous réglons en interne au plus tard à l’échéance de restitution la plus stricte applicable là où nous vivons (exemples : NY 14 jours ; CA 21 ; WA 30 ; Chicago itemiser 30/restituer 45 ; CO 30 par défaut).
- Si le bailleur manque l’échéance, nous procédons en faveur du colocataire à qui l’argent serait dû, et nous sollicitons la documentation appropriée auprès du bailleur.

6) Dernier mois proratisé (Optionnel)
- Si les colocataires partent à des dates différentes le dernier mois, nous proratisons le loyer/les services partagés selon les jours de présence.

Signatures et date :
[Nom A, signature/date]
[Nom B, signature/date]
[Nom C, signature/date]

Dépannage rapide

« Le bailleur veut déduire pour nettoyage général. »
L’AB 2801 interdit les frais de nettoyage automatiques en Californie ; les déductions doivent remettre le logement dans l’état d’entrée et être étayées par des preuves. Demandez le relevé détaillé et les photos/reçus (la Californie exige des reçus au‑delà d’un seuil ; Washington exige factures/devis). Sans documentation adéquate, n’allouez pas la charge en interne.
« Ils ont dépassé le délai. »
Exemples : NY 14 jours ; CA 21 ; WA 30 ; Chicago itemiser 30/restituer 45 ; CO 30 par défaut. Si les délais sont manqués, suivez votre règle Calendrier. La Californie conseille d’envoyer une demande écrite si le délai de 21 jours est dépassé.
« Nous avons changé de colocataire en cours de bail ; le bailleur ne restitue rien pour l’instant. »
Utilisez votre règle Remplacement & Rachat. L’UC Berkeley SLS note que les bailleurs peuvent ne pas restituer les dépôts avant le départ de tous les cotitulaires initiaux — réglez donc en interne maintenant, avec une retenue étroite fondée sur des preuves si nécessaire.
« Les intérêts nous concernent‑ils ? »
Oui dans certaines zones : Chicago impose des intérêts sur le dépôt ; New York les impose dans les immeubles de 6+ logements ; le Massachusetts a des règles strictes de gestion et d’intérêts. Incluez les intérêts dans votre rapprochement le cas échéant.

L’esprit des règles

Décidez une fois, puis vivez. Ne revoquez qu’en cas de changement (par ex., nouveau colocataire).
Séparez les plaisirs personnels ; partagez les essentiels communs.
Concentrez‑vous sur les résultats, pas sur la surveillance — rattachez chaque charge à des faits documentés et à une responsabilité équitable.

Vous quitterez votre logement avec des reçus, des photos et un plan accepté par tous. C’est ce que l’équité signifie en pratique.