Come dividere equamente i depositi cauzionali e i costi di uscita

Siamo Maya e Tom. Pubblichiamo regole pratiche che coppie e coinquilini possono copiare, concordare in un’unica seduta e usare senza bisogno di controlli. Questa guida ti aiuta a dividere equamente depositi cauzionali e costi di uscita—così restiate una squadra dall’ingresso all’uscita.

Ci concentriamo sui risultati: un piano chiaro che rispetti le tutele in vigore per gli inquilini, attribuisca i crediti in modo equo e eviti scambi infiniti. Niente esempi di importi—usa rapporti, ruoli e regole che puoi incollare in un accordo tra coinquilini.

Importante: le leggi variano per città/stato. Citeremo le fonti su cui ci basiamo. Usale per confermare ciò che si applica a te.

Perché i depositi diventano complicati—e come risolvere

I depositi cauzionali coinvolgono tre punti di attrito:

Documentazione: i proprietari devono sempre più spesso provare le trattenute con foto e ricevute; gli inquilini dovrebbero fare lo stesso.
Tempistiche: i termini di restituzione variano (es. 14/21/30/45 giorni) e serve una timeline interna per regolare i conti tra voi.
Responsabilità: ripartizioni eque escludono la normale usura e attribuiscono i danni effettivi a chi li ha causati (o secondo una regola predefinita se ignoto).

Gli aggiornamenti recenti contano. Ad esempio, la California ha inasprito le trattenute e la documentazione e vieta addebiti automatici per “pulizie professionali” senza prove. Washington richiede un checklist delle condizioni all’ingresso firmato e fatture/preventivi. L’ordinanza di Chicago richiede segregazione del deposito e interessi, con rigorosi termini per il rendiconto e la restituzione. Le linee guida dello Stato di New York impongono restituzione entro 14 giorni con rendiconto e interessi negli edifici più grandi. In Massachusetts, la gestione del deposito (compresi gli interessi) è rigorosa. Rimandiamo a ciascun punto sotto.

Cosa stabilisce la legge—e su cui costruire le vostre regole

Usa questi binari legali per modellare regole domestiche eque:

Documenta lo stato all’ingresso e all’uscita
- L’AB 2801 della California collega le trattenute al ripristino dell’unità alla condizione di ingresso (escludendo la normale usura) e aggiunge requisiti di documentazione fotografica nel 2025. Vieta anche le tariffe di pulizia professionale automatiche senza evidenze. Berkeley enfatizza i sopralluoghi pre‑uscita e le prove fotografiche con ogni trattenuta (dal 1° aprile 2025). Washington richiede un checklist delle condizioni all’ingresso, firmato, e documentazione per gli addebiti. Il Colorado introduce un’opzione di sopralluogo documentato e chiarisce la “normale usura”.
  Fonti: AB 2801; Berkeley Rent Board; Washington SHB 1074; Colorado HB25‑1249.
Trattenute dettagliate, ricevute e scadenze
- California: rendiconto dettagliato ed eventuale saldo dovuto entro 21 giorni; ricevute obbligatorie se le trattenute superano una soglia (con possibilità di preventivi in buona fede seguiti da ricevute definitive).
- New York: rendiconto dettagliato e saldo entro 14 giorni; in edifici con 6+ unità potrebbero essere dovuti interessi.
- Washington: finestra di restituzione di 30 giorni; gli addebiti devono essere accompagnati da fatture/preventivi.
- Chicago: rendiconta entro 30 giorni; restituzione entro 45 giorni; interessi dovuti e deposito segregato, con sanzioni per violazioni.
- Colorado: finestra di restituzione predefinita di 30 giorni (i contratti possono estendere fino a 60); sanzioni per trattenute indebite.
- Massachusetts: norme rigorose per la gestione del deposito e degli interessi; verificare la conformità.
  Fonti: CA Courts Self‑Help; NY AG; Washington SHB 1074; Chicago RLTO; Colorado HB25‑1249; Mass.gov.
Limiti e regole speciali
- California e New York fissano il deposito cauzionale a un mese di canone nella maggior parte dei casi. Se viene chiesto di più (e non si applica un’esenzione), le linee guida suggeriscono di opporsi.
  Fonti: CA AG; NY AG.
Responsabilità solidale; tempi del deposito con più co‑conduttori
- Molti contratti rendono ogni coinquilino responsabile dell’intero importo (“responsabilità solidale”). Le linee guida di Boulder raccomandano un accordo scritto tra coinquilini per pre‑allocare le quote del deposito e la responsabilità dei danni e per delineare le procedure di sostituzione.
- In alcuni luoghi (es., secondo UC Berkeley Student Legal Services per più co‑conduttori), il proprietario non deve restituire il deposito finché tutti gli inquilini originari non lasciano—quindi i coinquilini dovrebbero usare una liquidazione o un accordo di sostituzione per sistemare internamente quando qualcuno esce.
  Fonti: City of Boulder; UC Berkeley SLS.
Normale usura vs. danno
- Non addebitare ai coinquilini—né accettare addebiti del proprietario—per normale usura (es., lieve scolorimento della vernice, normale usura della moquette). I danni (es., buchi grandi, macchie profonde) sono addebitabili.
  Fonte: Nolo.

Le vostre regole dovrebbero riflettere questi vincoli: richiedere documentazione, allineare le tempistiche interne alla scadenza legale più stretta, escludere la normale usura e pianificare le sostituzioni.

Regole da copiare e incollare su cui potete accordarvi oggi

Scegli le versioni che si adattano alla tua situazione. Modifica i campi tra parentesi in un’unica seduta e rivedili solo quando qualcosa cambia (es., arriva un nuovo coinquilino).

1) Ripartizione del deposito all’ingresso

Regola: Ripartizione del deposito & Registrazione
- Dividiamo il deposito cauzionale [in parti uguali / in base al rapporto di reddito X:Y].
- Registriamo per iscritto la quota di deposito di ciascuno: [Nome A: %], [Nome B: %], [Nome C: %].
- Se una persona anticipa l’intero deposito, ciò conta come importo temporaneamente anticipato dovuto dagli altri nelle stesse proporzioni.
- Conserviamo copie del contratto di locazione, di ogni eventuale checklist richiesta all’ingresso e foto/video datati di ogni stanza/elemento.
- Se la nostra città/stato richiede interessi sul deposito o segregazione (es., conto separato), tali interessi spettano alla casa e vengono ripartiti secondo le nostre quote del deposito all’uscita.

Perché è conforme alla legge: Washington richiede un checklist delle condizioni all’ingresso firmato; Chicago richiede depositi segregati e interessi; New York può richiedere interessi negli edifici con 6+ unità. Conservare foto e documenti supporta o contesta le trattenute, in linea con i requisiti di documentazione di California e Berkeley.

2) Sostituzione del coinquilino e liquidazione (a metà contratto)

Regola: Sostituzione & Liquidazione
- Se qualcuno lascia prima che il proprietario restituisca il deposito, il coinquilino uscente viene liquidato dal coinquilino entrante (o dai coinquilini rimanenti) per la sua quota registrata di deposito (meno un eventuale accantonamento concordato).
- Possiamo trattenere una parte della quota dell’uscente fino all’arrivo del rendiconto dettagliato finale del proprietario, esclusivamente per coprire danni provati oltre la normale usura. L’accantonamento deve essere collegato a prove (foto, fatture/preventivi o rendiconti dettagliati).
- Se il proprietario non restituisce alcun deposito finché tutti i conduttori originari non lasciano, completiamo comunque ora la liquidazione interna secondo questa regola.
- Eventuali trattenute successivamente provate valide e attribuibili al coinquilino uscente riducono la sua liquidazione finale; in caso contrario, l’accantonamento viene rilasciato per intero.

Perché è conforme alla legge: UC Berkeley SLS chiarisce che i proprietari potrebbero non restituire i depositi finché tutti i co‑conduttori originari non lasciano; la liquidazione evita di bloccare l’uscente. Washington e California enfatizzano fatture/preventivi e foto per gli addebiti.

3) Tempistica di regolazione interna (allineata alla regola più rigida)

Regola: Timeline interna
- Regoliamo i rimborsi del deposito tra di noi non oltre la scadenza legale di restituzione più rigorosa applicabile dove viviamo (esempi: 14 giorni NY; 21 giorni CA; 30 giorni WA; rendiconta a 30/restituisce a 45 giorni Chicago; 30 giorni predefiniti CO).
- Non finalizziamo alcun addebito interno senza il rendiconto dettagliato del proprietario e la documentazione (ricevute o preventivi dove consentito).
- Se il proprietario sfora la scadenza legale, ne prendiamo atto e procediamo con la nostra regolazione interna favorendo l’inquilino che sarebbe stato creditore se non ci fosse stato il ritardo.

Perché è conforme alla legge: Le scadenze variano per stato/città; usare la più rigorosa tutela il coinquilino più sensibile al tempo. California e New York fissano 21/14 giorni; Chicago 30/45 con interessi; Washington e Colorado 30 giorni come base.

4) Assegnazione degli addebiti di uscita

Regola: Assegnazione degli addebiti
- Assegniamo i costi di uscita in base alla responsabilità:
  (a) Normale usura: mai addebitata a nessun coinquilino.
  (b) Danno causato da persona/ospite/animale specifico: quella persona copre il 100% degli addebiti correlati.
  (c) Danni condivisi/aree comuni senza causa chiara: si ripartisce secondo il nostro rapporto di quote di deposito [X:Y(:Z)].
- Ogni addebito deve essere supportato dal rendiconto dettagliato del proprietario e dalla documentazione:
  - Foto (dove richieste), fatture/ricevute o preventivi consentiti in buona fede seguiti da ricevute.
  - Nessuna tariffa di pulizia automatica senza prove.
- Se un addebito è contestato (es., ritenuto normale usura), lo trattiamo come “non assegnato” finché non arrivano le prove corrette. Se resta non provato, non lo ripartiamo internamente.

Perché è conforme alla legge: AB 2801 vieta addebiti di pulizia automatici e collega le trattenute al ripristino della condizione di ingresso (escludendo la normale usura). I tribunali della California richiedono rendicontazione e ricevute, con una soglia per le ricevute. Washington impone fatture/preventivi. Gli esempi di Nolo chiariscono il confine tra usura e danno.

5) Sopralluogo pre‑uscita e documentazione

Regola: Sopralluogo & Prove
- Richiediamo e partecipiamo al sopralluogo/ispezione pre‑uscita del proprietario quando disponibile.
- Scattiamo foto/video con data di ogni stanza/elemento: (1) all’ingresso, (2) pre‑uscita (dopo pulizie/riparazioni), (3) giorno di uscita.
- Conserviamo tutte le ricevute di pulizie/riparazioni e ogni corrispondenza con il proprietario su condizioni o trattenute.
- Ruoli:
  - Responsabile Documentazione: [Nome]
  - Referente Proprietario: [Nome]
  - Checklist Chiavi/Utility: [Nome]

Perché è conforme alla legge: L’aggiornamento 2025 di Berkeley enfatizza sopralluoghi e prove fotografiche; AB 2801 aggiunge requisiti di foto; Washington e Colorado evidenziano checklist e sopralluoghi.

6) Gestione degli interessi (dove richiesti)

Regola: Interessi & Riconciliazione finale
- Se la legge richiede interessi sul deposito (es., Chicago; edifici con 6+ unità a New York; Massachusetts), gli eventuali interessi dovuti alla restituzione spettano alla casa e si ripartiscono secondo le nostre quote registrate del deposito.
- Includiamo gli interessi nella riconciliazione finale come il capitale del deposito.

Perché è conforme alla legge: La RLTO di Chicago richiede deposito segregato e interessi; il NY AG segnala interessi negli edifici più grandi; il Massachusetts enfatizza gestione rigorosa e interessi.

7) Ultimo mese riproporzionato (regola facoltativa)

Regola: Ultimo mese riproporzionato (facoltativa)
- Se le persone lasciano in date diverse nell’ultimo mese, riproporzioniamo affitto e utenze condivise in base ai giorni di presenza in quel mese. Manteniamo separati gli extra personali (es., canali premium).

Questa non è una regola di legge dalle fonti; è un’opzione di equità che allinea gli esiti all’effettiva occupazione.

Spunti di conversazione per decidere in un’unica seduta

Usali per arrivare rapidamente a decisioni:

Metodo di ripartizione: “Preferiamo divisione in parti uguali o rapporti basati sul reddito per quote del deposito e addebiti condivisi non assegnati?”
Accantonamento: “Se qualcuno esce prima, manteniamo un piccolo accantonamento legato strettamente ad addebiti documentati?”
Timeline più rigida: “Quale scadenza giurisdizionale si applica a noi? Siamo d’accordo a usare la più severa per tenere il passo?”
Standard probatorio: “Richiediamo il rendiconto dettagliato del proprietario più foto e ricevute/preventivi prima di qualunque addebito interno?”
Usura vs danno: “Elenchiamo esempi chiari da casa nostra di normale usura che non addebiteremo, e di danni che invece addebiteremmo.”
Interessi: “Se la nostra città/stato richiede interessi sul deposito, li dividiamo secondo le quote registrate del deposito?”
Ruoli: “Chi documenta le foto, organizza i sopralluoghi e tiene traccia delle ricevute?”

Opzioni di equità da personalizzare

Scelta del rapporto: parti uguali vs. basato sul reddito (es., 60/40) per quote del deposito e danni comuni non assegnati.
Progettazione dell’accantonamento: usalo solo quando qualcuno esce a metà contratto; limitato a richieste provate e documentate.
Limiti: se vuoi prevedibilità, limita l’esposizione condivisa a pulizie/riparazioni come percentuale del reddito netto combinato—poi richiedi prove del proprietario per superare il limite.
Responsabilità degli ospiti: addebiti causati da un ospite sono coperti dal coinquilino ospitante.
Usura specifica della stanza: se una stanza privata necessita di ridipintura per normale usura, etichettala come normale usura ed escludila dagli addebiti salvo danno specifico mostrato con foto e ricevute.

Piano passo‑passo (dall’ingresso all’uscita)

Ingresso
- Fotografa tutto. Compila l’eventuale checklist richiesta all’ingresso (Washington la richiede) e fai firmare.
- Registra le quote del deposito in un’appendice scritta tra coinquilini. Nota chi ha anticipato fondi.
Durante la locazione
- Conserva le ricevute per riparazioni/pulizie che organizzi. Etichetta note con date e luoghi (es., “parete camera da letto—stuccatura”).
- Se nella tua zona sono richiesti interessi sul deposito o segregazione (Chicago; grandi edifici a NY; MA), monitora la conformità così da includere gli interessi dopo.
Qualcuno lascia a metà contratto
- Applica la regola Sostituzione & Liquidazione. Decidi se è necessario un accantonamento mirato—solo per addebiti documentati oltre la normale usura.
- Se il proprietario non restituisce i depositi finché tutti gli originari non lasciano (UC Berkeley SLS), completa comunque la liquidazione interna.
Pre‑uscita
- Richiedi ispezione/sopralluogo. Pulisci e ripara piccoli elementi prima.
- Scatta foto pre‑uscita dopo le pulizie, documentando stanza per stanza.
Dopo l’uscita
- Attendi il rendiconto dettagliato entro la scadenza della tua giurisdizione (es., NY 14 giorni, CA 21, WA 30, Chicago 45, CO 30 predefiniti).
- Richiedi ricevute/fatture/preventivi dove applicabile (es., soglia della California per le ricevute; Washington richiede fatture/preventivi). Contesta tariffe di pulizia automatiche e trattenute che sembrano normale usura.
- Riconcilia internamente usando le tue regole di Assegnazione, Interessi e Timeline.
Se scadenze mancate o documentazione carente
- Le indicazioni della California suggeriscono di inviare una richiesta scritta se i 21 giorni decorrono senza restituzione; principi simili altrove secondo le norme locali. Mantieni la regolazione interna coerente con i fatti documentati.

Normale usura vs. danno (come ripartiamo)

Usa esempi condivisi per evitare discussioni:

Normale usura (non addebitabile): normale usura della moquette, vernice sbiadita, maniglie allentate per uso normale.
Danno (addebitabile): buchi grandi nelle pareti, accessori rotti, macchie o bruciature profonde, danni da urina di animali oltre la normale usura.

In caso di dubbio, chiediti: “Questo ripristina l’unità alla condizione di ingresso, escludendo la normale usura?” Questo rispecchia lo standard di AB 2801. Richiedi il rendiconto dettagliato del proprietario e foto prima di ripartire internamente gli addebiti.
Fonte: Nolo; AB 2801.

Nota su Monee (facoltativa)

Se tracciate le spese condivise, impostate categorie semplici come “Deposito cauzionale” e “Costi di uscita” e tenete i piaceri personali separati dagli essenziali comuni. Gli elementi ricorrenti (affitto, utenze) sono facili da vedere a colpo d’occhio; le case condivise possono registrare spese senza attriti. L’esportazione dati aiuta se serve verificare chi ha anticipato cosa. La privacy è importante per noi—niente annunci o tracker.

Addendum deposito coinquilini & uscita (modello da copiare‑incollare)

Incolla, modifica, concorda e firma.

Coinquilini: [Nomi]
Indirizzo: [Indirizzo]
Inizio contratto: [Data]    Uscita prevista: [Data]

1) Quote del deposito
- Quote: [Nome A: %], [Nome B: %], [Nome C: %].
- Se una persona anticipa, gli altri devono le proprie quote a quella persona.
- Se la legge richiede interessi/segregazione del deposito, gli interessi sono divisi secondo le stesse quote.

2) Documentazione
- Completiamo eventuale checklist richiesta all’ingresso e scattiamo foto/video datati all’ingresso, pre‑uscita e uscita.
- Ruoli: Responsabile Documentazione [Nome]; Referente Proprietario [Nome]; Chiavi/Utility [Nome].

3) Sostituzione & Liquidazione
- Il coinquilino uscente viene liquidato per la sua quota dal/i coinquilino/i entrante/i o rimanente/i.
- Accantonamento opzionale: [Sì/No]. Se Sì, l’accantonamento copre solo addebiti documentati oltre la normale usura (foto + rendiconto dettagliato + fatture/preventivi).
- Se il proprietario restituisce i depositi solo quando tutti i conduttori originari lasciano, completiamo comunque ora la liquidazione interna.

4) Assegnazione degli addebiti
- Normale usura: mai addebitata a nessun coinquilino.
- Causazione chiara: la persona responsabile copre il 100%.
- Danni comuni non assegnati: ripartizione per quote del deposito [X:Y(:Z)].
- Non ripartiamo alcun addebito senza rendiconto dettagliato e documentazione richiesta del proprietario. Le tariffe di pulizia automatiche non sono accettate senza prove.

5) Timeline
- Regoliamo internamente non oltre la scadenza di restituzione applicabile più rigorosa dove viviamo (esempi: NY 14 giorni; CA 21; WA 30; Chicago rendiconta 30/restituisce 45; CO 30 predefiniti).
- Se il proprietario manca la scadenza, procediamo favorendo il coinquilino che altrimenti sarebbe creditore e richiediamo la documentazione corretta al proprietario.

6) Ultimo mese riproporzionato (facoltativo)
- Se i coinquilini lasciano in date diverse nell’ultimo mese, riproporzioniamo affitto/utenze condivise per giorni di presenza.

Firme & Data:
[Nome A, firma/data]
[Nome B, firma/data]
[Nome C, firma/data]

Risoluzione rapida dei problemi

«Il proprietario vuole trattenere per pulizia generale.»
AB 2801 vieta addebiti automatici di pulizia in California; le trattenute devono ripristinare la condizione di ingresso e essere supportate da prove. Chiedi rendiconto dettagliato e foto/ricevute (la California richiede ricevute sopra una soglia; Washington richiede fatture/preventivi). Se non ottieni documentazione adeguata, non ripartire l’addebito internamente.
«Hanno mancato la scadenza.»
Esempi: NY 14 giorni; CA 21; WA 30; Chicago rendiconta 30/restituisce 45; CO 30 predefiniti. Se le scadenze sono mancate, segui la tua regola di Timeline. La California consiglia di inviare una diffida scritta se i 21 giorni decorrono.
«Abbiamo cambiato coinquilini a metà contratto; il proprietario non restituisce nulla per ora.»
Usa la regola Sostituzione & Liquidazione. UC Berkeley SLS nota che i proprietari potrebbero non restituire i depositi finché tutti i co‑conduttori originari non lasciano—quindi regolatevi internamente ora, con un accantonamento mirato e basato su prove se serve.
«Per noi gli interessi esistono?»
Sì in alcuni luoghi: Chicago richiede interessi sul deposito; New York li richiede negli edifici con 6+ unità; il Massachusetts ha regole rigorose su gestione e interessi. Includi gli interessi nella riconciliazione se applicabile.

Lo spirito delle regole

Decidi una volta, poi vivi. Rivedi solo quando qualcosa cambia (es., un nuovo coinquilino).
Separa piaceri personali; condividi gli essenziali comuni.
Concentrati sui risultati, non sul controllo—collega ogni addebito a fatti documentati e responsabilità equa.

Lascerete la casa con ricevute, foto e un piano su cui tutti avete concordato. È così che appare l’equità nella pratica.