Como dividir depósitos de segurança e custos de desocupação de forma justa

Somos Maya e Tom. Publicamos regras práticas que casais e colegas de casa podem copiar, concordar em uma única sessão e usar sem policiamento. Este guia ajuda você a dividir depósitos de segurança e custos de desocupação de forma justa — para que sua casa permaneça no mesmo time da entrada à desocupação.

Focamos em resultados: um plano claro que respeita as proteções atuais aos inquilinos, credita as pessoas de forma justa e evita idas e vindas intermináveis. Sem exemplos de moeda — use proporções, papéis e regras que você pode colar em um acordo entre colegas.

Importante: As leis variam por cidade/estado. Citamos as fontes nas quais confiamos. Use-as para confirmar o que se aplica a você.

Por que os depósitos viram confusão — e como resolver

Depósitos de segurança envolvem três pontos de atrito:

Documentação: Proprietários cada vez mais precisam comprovar deduções com fotos e recibos; inquilinos devem fazer o mesmo.
Prazos: Os prazos de devolução variam (por exemplo, 14/21/30/45 dias), e vocês precisam de um cronograma interno para acertar entre si.
Responsabilidade: Divisões justas excluem o desgaste normal e atribuem danos reais a quem os causou (ou por uma regra pré-definida se for desconhecido).

Atualizações recentes importam aqui. Por exemplo, a Califórnia apertou as regras de deduções e documentação e proíbe cobranças automáticas de “limpeza profissional” sem prova. Washington exige uma lista de verificação das condições na entrada assinada e notas fiscais/orçamentos. A ordenança de Chicago exige segregação do depósito e juros, com janelas rígidas para discriminação e devolução. A orientação do estado de Nova York impõe devolução em 14 dias com discriminação e juros em edifícios maiores. Em Massachusetts, o tratamento do depósito (incluindo juros) é rigoroso. Referenciamos cada um desses pontos abaixo.

O que a lei define — suas regras se apoiam nisso

Use estes limites legais para moldar regras justas no lar:

Documente a condição na entrada e na desocupação
- A AB 2801 da Califórnia vincula as deduções à restauração da unidade à condição de entrada (excluindo desgaste normal) e adiciona exigências de documentação fotográfica em 2025. Também proíbe taxas automáticas de limpeza profissional sem evidências. Berkeley enfatiza vistorias pré-desocupação e prova fotográfica com qualquer dedução (a partir de 1º de abril de 2025). Washington exige uma lista de verificação das condições na entrada, assinada, e documentação para cobranças. O Colorado introduz uma opção de vistoria documentada e esclarece o “desgaste normal”.
  Fontes: AB 2801; Berkeley Rent Board; Washington SHB 1074; Colorado HB25‑1249.
Deduções discriminadas, recibos e prazos
- Califórnia: discriminação das deduções e qualquer saldo devido em até 21 dias; recibos exigidos se as deduções excederem um limite (com permissão para orçamentos de boa‑fé seguidos por recibos finais).
- Nova York: discriminação das deduções e saldo devido em até 14 dias; juros podem ser devidos em edifícios com 6+ unidades.
- Washington: janela de devolução de 30 dias; cobranças devem vir com notas fiscais/orçamentos.
- Chicago: discriminação em até 30 dias; devolução em até 45 dias; juros devidos e depósito deve ser segregado, com penalidades por violações.
- Colorado: janela padrão de devolução de 30 dias (contratos podem estender até 60); penalidades por retenção indevida.
- Massachusetts: regras legais rigorosas de manuseio e juros; verifique a conformidade.
  Fontes: CA Courts Self‑Help; NY AG; Washington SHB 1074; Chicago RLTO; Colorado HB25‑1249; Mass.gov.
Tetos e regras especiais
- Califórnia e Nova York limitam os depósitos de segurança a um mês de aluguel na maioria dos casos. Se solicitarem mais (e nenhuma exceção se aplicar), as orientações dizem para contestar.
  Fontes: CA AG; NY AG.
Responsabilidade conjunta e solidária; timing do depósito com múltiplos co-inquilinos
- Muitos contratos tornam cada colega responsável pelo valor total (“conjunta e solidária”). A orientação de Boulder recomenda um acordo escrito entre colegas para pré-alocar parcelas do depósito e responsabilidade por danos, além de detalhar procedimentos de substituição.
- Em alguns lugares (por exemplo, segundo o Student Legal Services da UC Berkeley para múltiplos co-inquilinos), o locador não precisa devolver o depósito até que todos os inquilinos originais desocupem — portanto, os colegas devem usar um buyout ou acordo de substituição para acertar internamente quando alguém sai.
  Fontes: City of Boulder; UC Berkeley SLS.
Desgaste normal vs. dano
- Não cobre de colegas — nem aceite cobranças do locador — por desgaste normal (ex.: desbotamento leve de pintura, desgaste comum de carpete). Danos (ex.: buracos grandes, manchas profundas) são cobrados.
  Fonte: Nolo.

Suas regras devem refletir essas restrições: exigir documentação, alinhar cronogramas internos ao prazo legal mais rígido, excluir desgaste normal e planejar substituições.

Regras para copiar e colar em que vocês podem concordar hoje

Escolha as versões que se encaixam na sua situação. Edite os campos entre colchetes em uma única sessão e revisite apenas quando algo mudar (por exemplo, entrar um novo colega).

1) Divisão do depósito na entrada

Regra: Divisão do Depósito e Registro
- Dividimos o depósito de segurança [igualmente / pela proporção de renda de X:Y].
- Registramos por escrito a parcela de depósito de cada pessoa: [Nome A: %], [Nome B: %], [Nome C: %].
- Se uma pessoa adiantar o depósito total, isso conta como um valor adiantado temporário devido pelos demais nas mesmas proporções.
- Mantemos cópias do contrato de locação, de qualquer checklist exigida na entrada e de fotos/vídeos datados de cada cômodo/item.
- Se nossa cidade/estado exigir juros sobre o depósito ou segregação (por exemplo, conta separada), esses juros pertencem ao lar e são divididos de acordo com nossas parcelas do depósito na desocupação.

Por que isso funciona com a lei: Washington exige checklist das condições na entrada assinada; Chicago exige depósitos segregados e juros; Nova York pode exigir juros em edifícios com 6+ unidades. Manter fotos e documentação ajuda a sustentar ou contestar deduções, alinhando-se às exigências de documentação da Califórnia e de Berkeley.

2) Substituição de colega e buyout (no meio do contrato)

Regra: Substituição e Buyout
- Se alguém sair antes de o locador devolver o depósito, o colega que sai é comprado pelo colega que entra (ou pelos que permanecem) por sua parcela registrada do depósito (menos qualquer retenção acordada).
- Podemos reter uma parcela da cota de quem sai até chegar a discriminação final do locador, unicamente para cobrir danos comprovados além do desgaste normal. A retenção deve estar atrelada a evidências (fotos, notas fiscais/orçamentos ou discriminação itemizada).
- Se o locador não devolver nenhum depósito até que todos os inquilinos originais desocupem, ainda assim concluímos a compra internamente agora conforme esta regra.
- Quaisquer deduções posteriormente comprovadas como válidas e atribuíveis ao colega que saiu reduzem seu acerto final; caso contrário, a retenção é liberada integralmente.

Por que isso funciona com a lei: O SLS da UC Berkeley esclarece que locadores podem não devolver depósitos até todos os co-inquilinos originais desocuparem; o buyout evita travar quem sai. Washington e Califórnia enfatizam notas/orçamentos e fotos para cobranças.

3) Cronograma de acerto interno (alinhado à regra mais rígida)

Regra: Cronograma Interno
- Acertamos reembolsos do depósito entre nós até, no máximo, o prazo legal de devolução mais rígido aplicável onde moramos (exemplos: 14 dias NY; 21 dias CA; 30 dias WA; discriminar até 30/devolver até 45 dias Chicago; 30 dias padrão CO).
- Não finalizamos nenhum repasse de cobrança sem a discriminação do locador e documentação (recibos ou orçamentos onde permitido).
- Se o locador perder o prazo legal, compartilhamos esse fato e prosseguimos com nosso acerto interno favorecendo quem teria valores a receber não fosse o atraso.

Por que isso funciona com a lei: Prazos estaduais/municipais variam; usar o mais rígido protege quem tem maior urgência. Califórnia e Nova York especificam contagens de 21/14 dias; Chicago define 30/45 com juros; Washington e Colorado definem 30 dias como padrão.

4) Alocação de cobranças na desocupação

Regra: Alocação de Cobranças
- Alocamos os custos de desocupação por responsabilidade:
  (a) Desgaste normal: nunca cobrado de nenhum colega.
  (b) Dano causado por pessoa/convidado/pet específico: essa pessoa cobre 100% das cobranças relacionadas.
  (c) Dano em área comum sem causa clara: dividir pela proporção das parcelas do depósito [X:Y(:Z)].
- Toda cobrança deve ser respaldada pela discriminação do locador e documentação:
  - Fotos (onde exigidas), notas/recibos, ou orçamentos de boa‑fé seguidos de recibos.
  - Sem taxas automáticas de limpeza sem evidência.
- Se uma cobrança for contestada (por exemplo, considerada desgaste normal), tratamos como “não atribuída” até chegar documentação adequada. Se continuar não comprovada, não a alocamos internamente.

Por que isso funciona com a lei: A AB 2801 proíbe cobranças automáticas de limpeza e vincula deduções a restaurar a condição de entrada (sem incluir desgaste normal). Os tribunais da Califórnia exigem discriminação e recibos, com um limiar para recibos. Washington exige notas/orçamentos. Os exemplos da Nolo esclarecem a fronteira entre desgaste e dano.

5) Vistoria pré-desocupação e documentação

Regra: Vistoria e Evidências
- Solicitamos e participamos da vistoria/inspeção pré-desocupação do locador quando disponível.
- Tiramos fotos/vídeos com data de cada cômodo/item: (1) entrada, (2) pré-desocupação (após limpeza/reparos), (3) dia da desocupação.
- Guardamos todos os recibos de limpeza/reparo e qualquer correspondência com o locador sobre condição ou deduções.
- Papéis:
  - Responsável pela Documentação: [Nome]
  - Responsável pelo Contato com o Locador: [Nome]
  - Checklist de Chaves/Utilidades: [Nome]

Por que isso funciona com a lei: A atualização de Berkeley de 2025 enfatiza vistorias e prova fotográfica; a AB 2801 adiciona exigências de documentação fotográfica; Washington e Colorado destacam checklists e vistorias.

6) Tratamento de juros (quando exigido)

Regra: Juros e Reconciliação Final
- Se a lei exigir juros sobre o depósito (por exemplo, Chicago; edifícios com 6+ unidades em Nova York; Massachusetts), quaisquer juros devidos na devolução pertencem ao lar e são divididos conforme nossas parcelas registradas do depósito.
- Incluímos os juros no acerto final assim como o principal do depósito.

Por que isso funciona com a lei: O RLTO de Chicago exige segregação do depósito e juros; a Procuradoria de NY observa juros em edifícios maiores; Massachusetts enfatiza tratamento e juros rigorosos.

7) Mês final proporcional (regra opcional de justiça)

Regra: Mês Final Proporcional (Opcional)
- Se pessoas saírem em datas diferentes no último mês, rateamos aluguel e utilidades compartilhadas pelos dias presentes no imóvel naquele mês. Mantemos extras pessoais (ex.: canais premium) separados.

Isto não é uma regra legal das fontes; é uma opção de justiça que mantém os resultados alinhados à ocupação real.

Perguntas de conversa para decidir em uma única sessão

Método de divisão: “Preferimos divisões iguais ou proporções baseadas na renda para as parcelas do depósito e cobranças compartilhadas não atribuídas?”
Retenção: “Se alguém sair cedo, mantemos uma pequena retenção estritamente vinculada a cobranças documentadas?”
Cronograma mais rígido: “Qual prazo da jurisdição se aplica a nós? Estamos confortáveis em usar o mais rígido para manter o andamento?”
Padrão de evidências: “Exigimos a discriminação do locador mais fotos e recibos/orçamentos antes de qualquer repasse interno de cobrança?”
Desgaste vs. dano: “Vamos listar exemplos claros da nossa casa de desgastes normais que não cobraremos e danos que cobraremos.”
Juros: “Se nossa cidade/estado exigir juros sobre o depósito, dividimos pelos percentuais registrados do depósito?”
Papéis: “Quem documenta as fotos, agenda as vistorias e controla os recibos?”

Opções de justiça para personalizar

Escolha de proporção: igual vs. baseada em renda (ex.: 60/40) para parcelas do depósito e qualquer dano não atribuído em áreas comuns.
Desenho da retenção: usar retenção apenas quando alguém sai no meio do contrato; limitá-la a reivindicações comprovadas e documentadas.
Tetos: se quiser previsibilidade, limite a exposição compartilhada com limpeza/reparo como porcentagem da renda líquida combinada — então exija prova do locador para exceder o teto.
Responsabilidade de convidados: cobranças causadas por um convidado são cobertas pelo colega anfitrião.
Desgaste específico do quarto: se um quarto privativo precisar de repintura por desgaste normal, classifique como desgaste normal e exclua do repasse, a menos que dano específico seja mostrado com fotos e recibos.

Roteiro passo a passo (da entrada à desocupação)

Entrada
- Fotografe tudo. Preencha qualquer checklist exigida na entrada (Washington exige) e obtenha assinatura.
- Registre as parcelas do depósito em um aditivo escrito entre colegas. Anote quem adiantou valores.
Durante a locação
- Guarde recibos de reparos/limpeza que você providenciar. Marque notas com datas e locais (ex.: “remendo na parede do quarto”).
- Se sua área exige juros sobre o depósito ou segregação (Chicago; edifícios grandes em NY; MA), fique atento à conformidade para incluir os juros depois.
Alguém sai no meio do contrato
- Aplique a regra de Substituição e Buyout. Decida se uma retenção restrita é necessária — apenas para cobranças documentadas além do desgaste normal.
- Se o locador não devolver os depósitos até todos os inquilinos originais saírem (UC Berkeley SLS), conclua o buyout interno mesmo assim.
Pré-desocupação
- Solicite a inspeção/vistoria. Limpe e repare itens menores antes.
- Tire fotos pré-desocupação após a limpeza, documentando a condição cômodo por cômodo.
Após a desocupação
- Aguarde a discriminação dentro do prazo da sua jurisdição (ex.: NY 14 dias, CA 21, WA 30, Chicago 45, CO 30 padrão).
- Exija recibos/notas/orçamentos quando aplicável (ex.: limiar da Califórnia para recibos; Washington exige notas/orçamentos). Conteste taxas automáticas de limpeza e deduções que pareçam desgaste normal.
- Faça a reconciliação interna usando suas regras de Alocação, Juros e Cronograma.
Se prazos forem perdidos ou faltar documentação
- A orientação da Califórnia diz para enviar uma exigência por escrito se o prazo de 21 dias for perdido; princípios semelhantes se aplicam em outros lugares conforme as regras locais. Mantenha seu acerto interno consistente com os fatos documentados.

Desgaste normal vs. dano (como dividimos)

Use exemplos compartilhados para evitar debate:

Desgaste normal (não cobramos): desgaste leve do carpete, pintura desbotada, maçanetas frouxas por uso normal.
Dano (cobramos): buracos grandes na parede, acessórios quebrados, manchas ou queimaduras profundas, dano por urina de pet além do desgaste normal.

Em caso de dúvida, pergunte: “Isto restaura a unidade à condição de entrada, excluindo o desgaste normal?” Isso espelha o padrão da AB 2801. Exija a discriminação do locador e fotos antes de alocar cobranças internamente.
Fonte: Nolo; AB 2801.

Uma nota sobre o Monee (opcional)

Se você rastreia gastos compartilhados, defina categorias simples como “Depósito de Segurança” e “Custos de Desocupação”, e mantenha mimos pessoais separados de itens essenciais conjuntos. Itens recorrentes (aluguel, utilidades) ficam fáceis de ver de relance; lares compartilhados podem registrar despesas sem atrito. A exportação de dados ajuda se você precisar verificar quem adiantou o quê. Privacidade é importante para nós — sem anúncios ou rastreadores.

Aditivo de depósito e desocupação entre colegas (modelo para copiar)

Cole, edite, concorde e assine.

Colegas: [Nomes]
Endereço: [Endereço]
Início do contrato: [Data]    Desocupação prevista: [Data]

1) Parcelas do Depósito
- Parcelas: [Nome A: %], [Nome B: %], [Nome C: %].
- Se uma pessoa adiantar, os demais devem suas parcelas a essa pessoa.
- Se a lei exigir juros/segregação do depósito, os juros são divididos pelas mesmas parcelas.

2) Documentação
- Completamos qualquer checklist exigida na entrada e tiramos fotos/vídeos datados na entrada, pré-desocupação e desocupação.
- Papéis: Responsável pela Documentação [Nome]; Responsável pelo Contato com o Locador [Nome]; Chaves/Utilidades [Nome].

3) Substituição e Buyout
- O colega que sai é comprado por sua parcela pelo(s) colega(s) que entra(m) ou que permanecem.
- Retenção opcional: [Sim/Não]. Se Sim, a retenção cobre apenas cobranças documentadas além do desgaste normal (fotos + discriminação itemizada + notas/orçamentos).
- Se o locador só devolver depósitos quando todos os inquilinos originais desocuparem, ainda assim concluímos o buyout interno agora.

4) Alocação de Cobranças
- Desgaste normal: nunca cobrado de nenhum colega.
- Causalidade clara: a pessoa responsável cobre 100%.
- Dano não atribuído em área comum: dividir pelas parcelas do depósito [X:Y(:Z)].
- Não alocamos nenhuma cobrança sem a discriminação do locador e a documentação exigida. Taxas automáticas de limpeza não são aceitas sem evidência.

5) Cronograma
- Acertamos internamente até, no máximo, o prazo de devolução mais rígido aplicável onde moramos (exemplos: NY 14 dias; CA 21; WA 30; Chicago discriminar 30/devolver 45; CO 30 padrão).
- Se o locador perder o prazo, procedemos favorecendo o colega a quem seria devido, e buscamos a documentação adequada junto ao locador.

6) Mês Final Proporcional (Opcional)
- Se colegas saírem em datas diferentes no último mês, rateamos aluguel/utilidades compartilhadas pelos dias de permanência.

Assinaturas e Data:
[Nome A, assinatura/data]
[Nome B, assinatura/data]
[Nome C, assinatura/data]

Solução rápida de problemas

“O locador quer deduzir por limpeza geral.”
A AB 2801 proíbe cobranças automáticas de limpeza na Califórnia; deduções devem restaurar a condição de entrada e ser respaldadas por evidências. Peça a discriminação e as fotos/recibos do locador (a Califórnia exige recibos para deduções acima de um limiar; Washington exige notas/orçamentos). Se você não conseguir documentação adequada, não aloque a cobrança internamente.
“Perderam o prazo.”
Exemplos: NY 14 dias; CA 21; WA 30; Chicago discriminar 30/devolver 45; CO 30 padrão. Se prazos forem perdidos, siga sua regra de Cronograma. A Califórnia recomenda enviar uma exigência por escrito se o prazo de 21 dias for perdido.
“Trocamos colegas no meio do contrato; o locador ainda não devolverá nada.”
Use sua regra de Substituição e Buyout. O UC Berkeley SLS observa que locadores podem não devolver depósitos até todos os co-inquilinos originais desocuparem — então acertem internamente agora, com uma retenção estreita e baseada em evidências se necessário.
“Juros se aplicam para nós?”
Sim, em alguns lugares: Chicago exige juros sobre o depósito; Nova York exige em edifícios com 6+ unidades; Massachusetts tem regras rigorosas de manuseio e juros. Inclua os juros na reconciliação se aplicável.

O espírito das regras

Decida uma vez e siga com a vida. Reavalie apenas quando algo mudar (por exemplo, um novo colega).
Separe mimos pessoais; compartilhem itens essenciais conjuntos.
Foque em resultados, não em policiamento — vincule cada cobrança a fatos documentados e responsabilidade justa.

Você sairá do imóvel com recibos, fotos e um plano que todos concordaram. É assim que a justiça se parece na prática.